จากสถานการณ์แพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (Covid-19) ตั้งแต่ต้นปี 2563 ส่งผลให้การจัดประชุมผู้ถือหุ้นในรูปแบบปกติไม่สามารถดำเนินการได้หรือต้องดำเนินการด้วยมาตรฐานที่รัฐบาลกำหนดอย่างเคร่งครัด การประชุมผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-AGM) ได้มีการประกาศรับรองให้สามารถใช้ได้ถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อ Covid-19 แล้ว ยังมีข้อดีอีกมากมายดังนี้
- เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นที่ไม่สะดวกในการเดินทางมาเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง เช่น อยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ
- ทำให้การนับคะแนนเสียงสะดวกและรวดเร็ว โดยไม่ต้องมีขั้นตอนการเก็บบัตรลงคะแนน หรือการรอยิงบัตรลงคะแนน
- มีการบันทึกเสียงและภาพของการประชุม ทำให้ผู้ถือหุ้นที่ไม่สะดวกมาเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง สามารถรับชมการประชุมย้อนหลังได้
- ลดต้นทุนในการจัดประชุมผู้ถือหุ้น โดยเฉพาะบริษัทที่มีจำนวนผู้ถือหุ้นมาก ๆ เช่น ค่าบริการสถานที่ในการจัดงาน ค่าอาหารว่างในการจัดเลี้ยงผู้ถือหุ้น
- ลดการใช้กระดาษด้วยการลงคะแนนออนไลน์ผ่านการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
อย่างไรก็ตามการดำเนินการเลือกให้ผู้ให้บริการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็เป็นสิ่งที่ผู้จัดประชุมต้องพิจารณา โดยผู้ให้บริการที่ดีจะต้องให้บริการได้ครบถ้วนตามมาตรฐาน สามารถมีผลบังคับได้ตามกฎหมาย ดังนี้
- รองรับการจัดประชุมตามพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. 2535 และ พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563
- สามารถตรวจสอบตัวตนของผู้เข้าร่วมประชุมได้
- ไม่ปิดกั้นระยะเวลาในการเข้าร่วมประชุม สามารถเข้าร่วมประชุมได้ตลอดเวลาระหว่างประชุม
- ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถลงคะแนนได้ และแสดงคะแนนได้ทันทีหลังปิดวาระ
- จัดบันทึกเสียง และภาพตลอดการประชุมซึ่งสามารถนำไปใช้ทำรายงานการประชุมได้
- จัดเก็บข้อมูลการจราจรทางอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐาน
