การประชุมผู้ถือหุ้น คือ การประชุมเพื่อชี้แจงเรื่องสำคัญของบริษัทให้ผู้ถือหุ้น ซึ่งถือได้ว่าเป็นหนึ่งในผู้ร่วมบริหารบริษัททราบและให้ผู้ถือหุ้นพิจารณาอนุมัติกระบวนการดำเนินงานสำคัญต่างๆที่บริษัทได้วางแผนไว้ เพื่อที่จะสร้างผลกำไรกลับคืนสู่บริษัทและผู้ลงทุนได้มากขึ้น ซึ่งการประชุมผู้ถือหุ้นจะถูกจัดขึ้นทุกปี อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง เพื่อเป็นการนำเสนอความคืบหน้าและผลการดำเนินงานต่างๆของบริษัทตามกฎของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
ในมุมของผู้ที่เข้าร่วมประชุม จะต้องมีการเตรียมคำถามสำหรับอภิปรายกันในห้องประชุมเพื่อให้ได้ทางออกที่เหมาะสม ส่วนในมุมของผู้จัดประชุม ข้อมูลที่จะต้องเตรียมให้พร้อมต้องครอบคลุมในทุกมิติที่อาจเป็นคำถามได้ ทำให้จะต้องมีการเตรียมการที่มากกว่าเพื่อสามารถตอบสนองผู้ถือหุ้นได้ในทุกๆข้อสงสัย นอกจากส่วนของข้อมูลแล้ว เอกสารก็ยังเป็นอีกสิ่งสำคัญในการเตรียมการเพื่อแจ้งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกส่วนรับทราบ
เพื่อความโปร่งใสของบริษัทและเพื่อความสะดวกของผู้ถือหุ้น บริษัทจะต้องทำการแจ้งข้อสรุปของคณะกรรมการเกี่ยวกับวัน เวลา และสถานที่ที่ให้บริการรับจัดประชุมผู้ถือหุ้น วันกำหนดปิดสมุดทะเบียน และวาระต่างๆที่จะเกิดขึ้นในการประชุมผู้ถือหุ้น ให้กับตลาดหลักทรัพย์ภายในวันที่ได้รับข้อสรุป หรือช้าที่สุดคือภายในเวลา 9.00 น. ของวันทำการถัดไป ผ่านระบบ SET Portal หากมีการแก้ไขเพิ่มเติมหรือยกเลิกวาระการประชุมที่สำคัญ จะต้องทำการแจ้งเพิ่มเติมก่อนวันปิดสมุดทะเบียนอย่างน้อย 14 วัน
หลังจากทำการแจ้งให้ตลาดหลักทรัพย์ทราบถึงข้อมูลสำหรับการประชุมผู้ถือหุ้นแล้ว ผู้ที่ต้องรับทราบข้อมูลลำดับต่อมาก็คือผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับบริษัท นั่นก็คือผู้ถือหุ้นนั่นเอง ทางบริษัทจะต้องส่งหนังสือเชิญประชุมที่มีรายละเอียดตามหัวข้อที่ได้ส่งให้ตลาดหลักทรัพย์ข้างต้น พร้อมกับข้อมูลสำคัญประกอบการพิจารณาของผู้ถือหุ้นในการลงคะแนนแต่ละวาระไม่ต่ำกว่า 14 วันก่อนวันประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งหนังสือเชิญประชุมนี้จะต้องทำการส่งให้ตลาดหลักทรัพย์เช่นกันเป็นจำนวน 1 ชุด
รายละเอียดสำคัญของข้อมูลในหนังสือเชิญประชุมที่ทางบริษัทต้องผลิตออกมามีดังนี้
- วัน เวลา และสถานที่จัดประชุมผู้ถือหุ้น รวมถึงเวลาที่เปิดให้ลงทะเบียนเข้าร่วมการประชุม
- วาระการประชุม ซึ่งในหนังสือเชิญประชุมนี้จะต้องระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละวาระการประชุมเป็นการแจ้งเพื่อทราบหรือสามารถให้ผู้ถือหุ้นลงคะแนนเสียงเพื่อลงมติได้ หากเป็นได้ไป ควรระบุฐานการนับคะแนนลงไปด้วยเพื่อความโปร่งใสต่อผู้ถือหุ้น รวมทั้งควรมีการเรียงลำดับความสำคัญของแต่ละวาระ และผลต่อเนื่องของวาระ
- ความเห็นของคณะกรรมการในการเสนอวาระการประชุมแต่ละวาระ ว่าเหตุผลหรือข้อดีของวาระนั้นๆ ที่คณะกรรมการนำเสนอคืออะไร
- เพื่อยืนยันว่าเอกสารนี้ได้รับการรับรองให้เผยแพร่จากทางบริษัท ต้องมีลายเซ็นของประธานกรรมการแนบท้ายเอกสารมาด้วย
นี่เป็นเพียงเบื้องต้นในการเตรียมการสำหรับการจัดประชุมผู้ถือหุ้น บทความต่อไปจะมานำเสนอการเตรียมการก่อนวันจัดประชุม
