การประชุมผู้ถือหุ้นถือได้ว่าเป็นอีกหน้าที่หนึ่งที่บริษัทมหาชนทุกแห่งต้องจัดขึ้น เพื่อแจ้งข่าวสารความเคลื่อนไหวและสถานการณ์ต่างๆ ขององค์กรให้ผู้ถือหุ้น ซึ่งถือได้ว่าเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในผลประกอบการของบริษัท ได้รับทราบและตัดสินใจอนุมัติโครงการต่างๆ ดังนั้น ผู้ถือหุ้นจึงเป็นบุคคลที่สำคัญที่สุดในการประชุมผู้ถือหุ้นแต่ละครั้ง และทุกความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของผู้ถือหุ้นจะมีส่วนช่วยในการพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จยิ่งขึ้น การเข้าร่วมประชุมผู้ถือหุ้นจึงเป็นอีกภารกิจหนึ่งที่ผู้ถือหุ้นพึงปฏิบัติ แต่ถ้าผู้ถือหุ้นเกิดไปประชุมด้วยตนเองไม่ได้ จะต้องทำอย่างไร?
ท่านผู้ถือหุ้นไม่ต้องกังวลไปครับ ท่านสามารถส่งมอบสิทธิ์นี้ให้กับบุคคลที่ท่านไว้วางใจได้ โดยจะต้องมีการส่งมอบสิทธิ์นี้เป็นลายลักษณ์อักษร ตามกฎของตลาดหลักทรัพย์แล้ว ในหนังสือเชิญประชุมทุกเล่มจะมีเอกสารสำหรับให้ผู้ถือหุ้นกรอกเพื่อส่งต่อสิทธิ์ในการเข้าร่วมการประชุมผู้ถือหุ้นอยู่ท้ายเล่ม เอกสารเหล่านั้นเรียกว่า “หนังสือมอบฉันทะ” มีทั้งหมด 3 ชนิดด้วยกัน ได้แก่ หนังสือมอบฉันทะ แบบ ก หนังสือมอบฉันทะ แบบ ข และหนังสือมอบฉันทะ แบบ ค
หนังสือมอบฉันทะ แบบ ก เป็นหนังสือมอบฉันทะที่เป็นพื้นฐานที่สุด เพราะการมอบฉันทะ แบบ ก หมายถึงท่านผู้ถือหุ้นมอบทั้งอำนาจในการเข้าร่วมการประชุมผู้ถือหุ้นและอำนาจในการโหวตภายในที่ประชุมให้กับบุคคลที่มีชื่ออยู่ในหนังสือมอบฉันทะ นั่นหมายความว่าบุคคลนั้นสามารถทำหน้าที่ทุกอย่างในการประชุมผู้ถือหุ้นได้เหมือนท่านผู้ถือหุ้น เพียงแต่เขาไม่ได้ถือหุ้นเอง
หนังสือมอบฉันทะ แบบ ข จะมีลักษณะใกล้เคียงกับหนังสือมอบฉันทะ แบบ ก โดยที่มีความแตกต่างกันตรงที่ในหนังสือมอบฉันทะ แบบ ข อำนาจที่ท่านผู้ถือหุ้นมอบให้บุคคลที่ท่านเลือกเหลือเพียงแค่การเข้าร่วมการประชุมผู้ถือหุ้น ส่วนอำนาจในการออกเสียงลงคะแนนในวาระต่างๆ จะอยู่ที่ตัวท่านผู้ถือหุ้นเอง เรียกว่า “การลงคะแนนล่วงหน้า” โดยท่านสามารถลงคะแนนล่วงหน้าได้โดยการทำเครื่องหมายเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยมหน้าข้อความ “เห็นด้วย” “ไม่เห็นด้วย” หรือ “งดออกเสียง” ของแต่ละวาระ ซึ่งท่านสามารถเลือกที่จะลงคะแนนเพียงแค่บางวาระ และมอบอำนาจการออกเสียงลงคะแนนวาระที่เหลือให้กับผู้รับมอบได้เช่นกัน โดยการทำเครื่องหมายเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยมหน้าข้อ (ก) ของวาระนั้นๆ
หนังสือมอบฉันทะ แบบ ค เป็นรูปแบบที่ค่อนข้างซับซ้อนเล็กน้อย เนื่องจากหนังสือมอบฉันทะ แบบ ค นอกจากจะสามารถลงคะแนนล่วงหน้าได้แล้ว ยังสามารถลดจำนวนหุ้นที่นำมาลงทะเบียนเข้าประชุมได้ โดยการกรอกจำนวนหุ้นทั้งหมดและจำนวนหุ้นที่ต้องการนำไปลงทะเบียนในช่องมอบฉันทะบางส่วน อีกทั้งการลงคะแนนล่วงหน้าก็สามารถแบ่งคะแนนได้ ซึ่งหมายความว่าในหนึ่งวาระ ท่านสามารถแยกคะแนนเป็นเห็นด้วยส่วนหนึ่ง ไม่เห็นด้วยอีกส่วนหนึ่ง งดออกเสียงอีกส่วนหนึ่ง หรือเลือกเพียงสองทางเลือกได้นั่นเอง โดยที่ท่านต้องระบุจำนวนหุ้นในแต่ละตัวเลือกตามที่ท่านต้องการ และจำนวนหุ้นทั้งหมดต้องรวมกันเท่ากับจำนวนหุ้นที่ท่านนำไปลงทะเบียน แต่ไม่ต้องกังวลครับ ผู้ที่จะได้ใช้หนังสือมอบฉันทะ แบบ ค จะมีเพียงแค่นิติบุคคลต่างประเทศที่แต่งตั้ง Custodian ในประเทศไทยเป็นผู้รับฝากและดูแลหุ้นเท่านั้น
เพียงเท่านี้ ท่านก็สามารถปฏิบัติหน้าที่ของผู้ถือหุ้นได้โดยสมบูรณ์ครับ
